Har du gjort ett bra jobb i föregående process bör du känna dig rätt avslappnad. Detta är ju den roliga delen av arbetet: Du har ett tydligt syfte, vet vad som är ett bra möte och hur du ska ta dig dit. Nu är det bara resten kvar!
Inledningen
Småprat är viktigt, men blir ofta stelt. Här gäller det att se in i kameran och ställa öppna frågor. Folk vill få känslan av att du ser dem i ögonen. Det är samtidigt en möjlighet för dig att kontrollera ljudet hos deltagarna som kommer in. I fysiska möten är det enkelt att känna av när det är dags att bryta småpratet och dra igång. Det är inte lika självklart i onlinemöten. Jag brukar säga “Nu är vi tre minuter in i mötet. Det är dags att dra igång för att hålla tidsplanen”.
Fastställ agenda och tid: Är man överens om syfte och vilken tid man har på sig kommer folk dels att ta sitt ansvar att hålla tempot och dels ha respekt för dig om du skyndar på mötet.
Mötet
Om inte: ställ öppna frågor till dem. D.v.s frågor de inte bara kan svara ett ja eller nej på.
– Håller vi tidplanen och följer agendan?
Du konkurrerar med Facebook om din uppmärksamhet och du har ingen aning om vad mötesdeltagarna egentligen kollar på.
De kan behöva tilldelas status som “mötespresentatör” för att kunna göra detta.
Dokumentation
Dokumentationen är alltid viktigt, oavsett om du har fysiska möten eller onlinemöten. Vid onlinemöten fyller de dock en extra funktion: Det kompenserar för bortfall av det sociala trycket, d.v.s. den där känslan att man vill få något gjort bara för att någon ber en.